Frequentemente profissionais da saúde estão a produzir documentos e registros como recibos, atestados, prescrições, laudos, receitas, orientações de saúde entre diversos outros materiais. Tais documentos clínicos se configuram em elementos cruciais na gestão de qualquer instituição de saúde, desde pequenos consultórios até grandes hospitais, desempenhando um papel vital na legalidade, gestão financeira e no acompanhamento do histórico clínico de pacientes.

Na psicologia não é exceção. Documentos como prontuários, laudos e até recibos são vitais para a prática clínica, mas a manutenção de documentos físicos traz riscos significativos, como perda, danos e dificuldades de acesso.

A vida só pode ser compreendida olhando-se para trás, mas só pode ser vivida olhando–se para a frente – Søren Kierkegaard

Historicamente, a documentação clínica era um processo manual e tedioso. Jean-Martin Charcot, pai da neurologia moderna, destacou a importância de registros precisos para a pesquisa e o tratamento dos pacientes. Documentos físicos, no entanto, estão sujeitos a vários riscos: extravio, deterioração ao longo do tempo e acesso restrito.

No início, registros clínicos eram mantidos em cadernos e fichários físicos. Estes eram armazenados em arquivos metálicos e muitas vezes ocupavam grandes espaços nos consultórios. Com o aumento da demanda por serviços psicológicos, a quantidade de papel aumentou exponencialmente, tornando o gerenciamento físico cada vez mais complicado e arriscado. Freud, por exemplo, mantinha extensos arquivos de seus pacientes em fichários organizados por temas e casos.

Riscos de Documentos Físicos

• Perda e Danos: Documentos podem ser facilmente perdidos ou danificados por fatores como incêndios, inundações ou simples desgaste.
• Dificuldade de Acesso: Encontrar informações específicas em arquivos físicos pode ser demorado e ineficiente.
• Segurança e Privacidade: Documentos físicos são mais suscetíveis a acessos não autorizados, comprometendo a privacidade dos pacientes.

Com a chegada dos computadores, alguns consultórios começaram a usar planilhas eletrônicas e programas básicos de processamento de texto para armazenar informações dos pacientes. No entanto, esse processo ainda baseia-se no mesmo conceito de arquivamento, porém agora digital. Os problemas de esquecimento de senha, perda e deterioração de equipamento eletrônico ou utilização de serviços de armazenamento on-line sem a devida segurança.

A digitalização resolve muitos desses problemas, é verdade. Modelos de documentos digitais permitem padronização e eficiência, garantindo que todos os dados necessários sejam inseridos rapidamente e de maneira uniforme. Isso facilita a continuidade do cuidado, a realização de auditorias e melhora a comunicação entre profissionais de saúde.

Riscos de Documentos Digitais em Computadores Locais e Provedores Não Específicos

Enquanto a digitalização oferece inúmeras vantagens, também há riscos associados ao armazenamento inadequado de documentos digitais.

• Computadores Locais: Documentos armazenados localmente estão sujeitos a falhas de hardware, vírus e ataques cibernéticos. Além disso, a falta de backups regulares pode resultar em perda irreversível de dados.
• Provedores de Nuvem Não Específicos (Drives, etc.): O uso de serviços de nuvem não especializados pode comprometer a segurança dos dados. Provedores de nuvem gerais podem não oferecer os níveis de criptografia e conformidade regulatória exigidos para documentos clínicos. Além disso, a acessibilidade pode ser um problema se o serviço enfrentar interrupções.

Os detalhes não são detalhes; eles fazem o design – Charles Eames

A utilização de plataformas específicas para a gestão de documentos clínicos é crucial para garantir a segurança e a eficiência. Sistemas que oferecem criptografia avançada garantem que os dados dos pacientes estejam protegidos contra acessos não autorizados e violações de segurança. A criptografia adequada assegura que, mesmo em caso de tentativa de acesso indevido, os dados permaneçam incompreensíveis e seguros.

Além disso, é necessário que tais plataformas especializadas possuam suporte acessível e humano, essencial para a resolução rápida de problemas e para a orientação adequada no uso das ferramentas. O suporte técnico eficiente minimiza interrupções e garante que os profissionais de saúde possam focar no atendimento ao paciente, sabendo que têm um sistema confiável e seguro para gerenciar suas informações.

Volte a ser Psicóloga

Para enfrentar esses desafios, a Corpora oferece uma solução abrangente que vai além da simples digitalização. Com a Corpora, os profissionais de psicologia podem:

• Gerar Documentos Automatizados: Reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas e permitindo mais foco no atendimento ao paciente.
• Armazenamento Seguro e Acessível: Utilizando tecnologia de ponta para garantir que os dados dos pacientes estejam sempre seguros e facilmente acessíveis quando necessário.
• Conformidade e Regulamentação: Garantindo que todos os documentos estejam em conformidade com as regulamentações de segurança e privacidade de dados.

A incorporação de práticas digitais através da plataforma Corpora não apenas melhora a eficiência operacional, mas também eleva a qualidade do atendimento, garantindo um futuro mais seguro e eficaz para a gestão de consultórios.

Adotar a digitalização é um passo crucial para qualquer consultório que busca otimizar suas operações e proporcionar o melhor cuidado possível aos seus pacientes.